Toda empresa tem pontos estratégicos, cuja gestão deve ser impecável a fim de potencializar os resultados e garantir que a empresa funcione em seu máximo de eficiência. Quando eles não são bem gerenciados, os resultados podem ser desastrosos. Um bom exemplo disso diz respeito à gestão de recebimento fiscal. Imprescindível para manter o funcionamento da cadeia produtiva, ela deve ser conduzida de forma a garantir a melhoria contínua do processo. É por conta disso que, no artigo de hoje, apresentaremos a você o SAP NF-e Inbound como uma importante solução para essa situação. Quer entender melhor? Continue a leitura!
Entenda a importância da otimização de processos nas empresas
Antes de tudo, é importante entender o que é a otimização de processos. Ela diz respeito, essencialmente, à integração e sinergia entre os diversos departamentos e atividades da organização, levando em conta todas as peculiaridades envolvidas neste processo.
A otimização perpassa o controle, planejamento, mensuração, execução e monitoramento das atividades realizadas em cada setor, buscando encontrar brechas de melhorias e potencializar processos que estejam apresentando bons resultados.
Ela se apoia nos seguintes pilares:
- identificação;
- repensar processos;
- implementar;
- automatização;
- monitoramento.
A otimização de processos é essencial, principalmente, em um cenário no qual a concorrência se apresenta cada vez mais competitiva no mercado, independentemente do setor da organização.
Empresas que não contam com processos alinhados, otimizados e com foco na melhoria contínua podem ter déficit de resultados, bem como ter perdas significativas a longo prazo.
Saiba como melhorar a gestão da cadeia de suprimentos da sua empresa
O setor de compras está em um ponto estratégico do processo produtivo e, portanto, merece atenção na otimização de processos. Isso é simples de entender quando compreendemos como funciona a cadeia produtiva.
em suma a parte de vendas é o final do processo produtivo. E, como o nome sugere, ele advém de uma “cadeia”. Isso significa que quando um dos pontos dela é comprometido, todos os demais também são prejudicados.
A parte de compras é a entrada da cadeia. Quando é feita a aquisição dos materiais que estão envolvidos com o processo produtivo com uma boa negociação, o custo final para a empresa é menor. Isso significa uma maior margem de lucro ou, então, ser mais competitivo, reduzindo o valor final e atraindo a atenção do cliente — essa decisão dependerá da estratégia definida pela organização.
As empresas entendem a compra de insumos como algo simplesmente operacional e não estratégico e que, portanto, depende de negociação para obter melhores resultados.
Assim, é importante que os gestores responsáveis pelas aquisições tenham essa visão e tenham pretensão de otimizar os processos de recebimento. Veremos algumas formas de estabelecer isso a seguir.
Potencialize a gestão de fornecedores
Uma gestão com foco em otimização visa um melhor controle dos processos. E, na área de compras, isso é fundamental. Algumas medidas que podem ser tomadas para esse fim são:
- mantenha os dados dos fornecedores devidamente atualizados no sistema;
- realize análise constante para verificar se o fornecedor atende às expectativas da empresa;
- consulte a reputação da organização no mercado constantemente.
Tenha maior controle do plano de ação
O plano de ação é uma forma de observar aquilo que está e que não está funcionando. Por isso, ele cumpre um papel essencial na gestão de compras.
Por exemplo, está observando que determinado fornecedor não está cumprindo prazos? Siga o plano de ação e prospecte novos compradores.
Melhore o processo de cotação de fornecedores
Muitas vezes o processo de cotação é trabalhoso. O profissional responsável entra em contato com um fornecedor pelo e-commerce, outro por WhatsApp, um terceiro por e-mail e as cotações não ficam devidamente registradas em um sistema único.
O histórico de negociação fica totalmente fora do sistema, o que gera falta de controle no processo, trabalho com a criação de planilhas anexas com os dados de cotação e negociação etc.
O resultado? Muito tempo perdido com atividades operacionais que poderiam ser automatizadas e melhor elaboradas com um sistema próprio para isso. A ideia aqui é melhorar o processo de cotação, permitindo os colaboradores responsáveis a atuarem de forma mais rápida e eficiente.
Veja por que investir em softwares de automação
Portanto como você pôde perceber, a automação tem um papel fundamental para uma melhor gestão do lançamento de notas fiscais de uma empresa. E o SAP NF-e Inbound é uma das melhores soluções para isso.
Mas antes de detalharmos mais sobre esse produto, é importante ter consciência do processo de automação e seus benefícios.
Um software de automação realizará todo o processo operacional que o colaborador faria. Isso significa liberar esse funcionário para atividades analíticas e reduzir atividades manuais e operacionais.
Conheça o SAP Inbound
Atualmente, os principais pontos que dificultam o recebimento fiscal no Brasil são: a própria emissão da nota fiscal eletrônica e sua escrituração nos livros; a contabilização condizente com o que consta no documento emitido pelo fornecedor; o armazenamento correto do arquivo XML; e, por fim, a inserção de todas essas informações de forma manual no sistema.
Nesse contexto, o SAP NF-e Inbound é uma solução criada para suprir a necessidade de trabalhar todos esses pontos com uma maior qualidade e menor quantidade de erros. Além de conferir, por conta da automatização, um dinamismo muito maior nos processos de recebimento.
Focada na relação das empresas com seus fornecedores, o SAP Inbound permite automatizar as entradas nas empresas, e não somente as compras.
Com todas as etapas formalmente registradas, o SAP NF-e Inbound facilita bastante o controle para os gestores. Seguindo o exemplo da nota fiscal, o sistema extrai as informações do arquivo de NF-e e registra as informações automaticamente, por meio do recebimento de XML automatizado.
A partir do momento que o documento é recebido no sistema, todas as validações podem ser feitas na hora, no momento em que o transporte sai do fornecedor em direção à empresa. A conferência no ato de chegada é bem mais rápida e simples, sendo feita apenas a verificação física.
Saiba como realizar a integração para SAP Inbound
Para quem decidiu utilizar a solução em sua empresa, é importante saber como realizar a integração de forma eficiente, diminuindo tempos de parada nos processos. Veja algumas dicas importantes para a adaptação:
- respeite premissas básicas, como ter os Dados Mestre devidamente atualizados, lista de materiais de fornecedores atualizada, desenvolver o nível dos fornecedores, entre outros;
- mantenha um bom relacionamento com os fornecedores;
- revise as solicitações, evitando pedidos errados;
- mantenha a área tributária bem alinhada;
- desenvolva os fornecedores;
- mantenha a padronização dos processos.
Assim, pode-se perceber que o uso do SAP Inbound é estratégico e essencial para as empresas, a fim de diminuir tempo com operações desnecessárias e manuais no processo de lançamento de notas fiscais, o que ajuda a conseguir melhores resultados no recebimento fiscal.
Ficou interessado em aplicar este serviço em sua empresa? Entre em contato com a gente e tire suas dúvidas sobre o SAP Inbound.
